Noile tehnologii au generat o creștere substanțială a volumului de informație digitală. Lucrurile s-au complicat pe alocuri în ciuda automatizărilor. Multiplele aplicații și programe fac alegerile dificile.
În teorie, procesul de organizare a datelor deținute nu este complicat. Până și sistemul de operare pe care îl avem instalat vine cu foldere predefinite pentru tipurile de informații cu care lucrăm în mod curent: poze, video, documente. Dacă am fi suficient de conștiincioși și am salva fiecare lucru în dosarul specific, dispozitivul nostru ar fi mult mai organizat, iar ecranul mai puțin populat de iconițe.
Crearea de categorii și folosirea de nume descriptive ne ajută să găsim mai ușor ceea ce avem salvat pe laptop ori pe computer.
Iată 4 aspecte ce pot contribui la o mai bună organizare digitală:
Nr. 1 Denumiri tip convenție
Ideal este să denumim proiectele și fișierele într-o manieră cât mai descriptivă și logică, incluzând cuvinte cheie după care se face căutarea în arhive. Ne ajută să identificăm mai ușor ceva ce am salvat cu mult timp în urmă, iar dacă sunt informații la care au acces mai multe persoane, procesul va fi simplificat și pentru acestea. Este important ca toate convențiile să fie asumate și cunoscute de către întregul grup de utilizatori.
Să îți dau un exemplu de ierarhizare specifică activității mele:
- Folder principal: Nume proiect
- Folder secundar 1: Texte
- Draft text 1_nume proiect_nume articol
- Text 1_nume proiect_nume articol_final
- Draft text 2_nume proiect_nume articol
- Text 2_nume proiect_nume articol_final
- Folder secundar 1: Texte
- Folder secundar 2: Imagini
- Brut
- Editate
- Pentru articol
- Pentru rețele socializare
- Folder secundar 3: Video
- Brut
- Premontaj
- Final
Pentru contracte și facturi am dosare individuale, unde sunt arhivate pe ani, cu nume descriptive. Totodată, evidența proiectelor, a deadline-urilor, a plăților și a semnării contractelor o țin într-un document unic, în format Excel.
Nr. 2 Folderele
Mergând în profunzime, fiecare ”dosar părinte” are fiii săi. De pildă, în folderul cu poze putem alcătui subfoldere pentru pozele din vacanță, aniversări etc. Și acestea, la rândul lor pot avea o diviziune internă pe ani (folder ”Vacanțe”, subfolder ”2018”, ce conține un alt subfolder, ”Italia_luna iulie”) ori în funcție de personajul principal (folder ”Zile de naștere”, subfolder ”2018”, ce poate conține subfolderele ”Alex”, ”Diana”, ”Adrian”). Sau ce alte criterii te ajută pe tine să te miști cu ușurință printre tipurile de date deținute.
Nr. 3 Aplicațiile & programele
Când vine vorba de programe și aplicații, adesea ele se descarcă cu foldere dedicate. Așa că dacă ai un proiect pe care îl lucrezi într-un soft special, încearcă să folosești ierarhia de arhivare preinstalată, măcar pentru varianta de lucru (cu extensie specială) și în varianta finală (cu extensie comună: doc, PDF, JPG etc.).
Nr. 4 Temporar vs. permanent
Pentru a tria cu ușurință informațiile trebuie să stabilim care sunt cele cu caracter temporar și care sunt cele cu caracter permanent. Cele din prima categorie sunt șterse când sunt finalizate, celelalte se arhivează în manieră descriptivă. Documentele permanente de care nu mai avem nevoie într-un orizont definit de timp le putem stoca pe CD-uri, DVD-uri, stick-uri, hard-uri externe sau în cloud.
–
Sper că informațiile de mai sus ți-au fost utile și că vei dori să le împărtășești și cu prietenii tăi. Dacă ești activ(ă) pe rețelele de socializare, intră te rog și pe pagina de Facebook a blogului și bifează sub butonul ”Urmărește” opțiunea ”Vezi mai întâi”. În felul acesta primești notificări la fiecare nou articol. Tot pe Facebook găsești și vestitul grup cu idei de organizare în care te invit.