Organizarea biroului este strâns legată de productivitate. Mai ales când lucrăm de acasă (#WFH), dintr-un hub sau open space. Pe scurt, în spații în care constrângerile colectivității nu (prea) există și nici procedurile, ierarhiile și programul nu au aceeași formă ca atunci când ne facem treaba având colegi de birou.
Organizarea pe plan profesional este una dintre cele 3 ramuri principale ale organizării și se referă la modul în care păstrăm în ordine masa de lucru și obiectele ce o populează, felul în care gestionăm documentele fizice și digitale, cum interacționăm cu colegii și cu restul departamentelor, dar și cu clienții. Pe scurt, cum suntem mai eficienți și mai productivi datorită fluxului creat.
Mai jos găsești 5 pași ce te pot ajuta în această direcție.
Nr. 1 Golește și curăță biroul.
Cu siguranță vei găsi documente sau papetărie uitate pe colțuri de masă ori prin sertare, amestecate cu te miri ce. Scapă de tot ce îți este inutil, arhivează tot ce nu trebuie să rămână la vedere, sortează tot ce este de folos zilnic sau de mai multe ori în săptămână. Introducerea de organizatoare într-un spațiu suprapopulat nu ajută prea tare. Poate crea câteva categorii, dar la nivel de eficiență tot avem de gestionat cantități mai mari decât sunt necesar. (Citește despre controlul cantităților)
Nr. 2 Sortează
Cu biroul gol și cu obiectele inutile înlăturate lucrurile se împart ușor în categorii în funcție de modul și ordinea în care le întrebuințăm. Sunt elemente de uz zilnic? Atunci le păstrăm aproape și/sau la vedere. Sunt elemente de uz ”on demand”? Atunci le avem într-o zonă dedicată (ex: aparatul foto este necesar pentru proiecte ce include o astfel de componentă). Ce are legătură cu activități deja prestate, dar trebuie păstrat (contracte, facturi, materiale rezultate în urma colaborării etc.) merge în zona de arhivare.
Nr. 3 Folosește organizatoare
OK, biroul este eliberat de surplus și totul sortat. Acum poți alege mai ușor ce fel de organizatoare sunt necesare pentru a avea totul în ordine și la îndemână, creînd un flux de lucru eficient. Pentru că atunci când lucrezi contra-cronometru chiar ai nevoie să știi unde stă fiecare colț de hârtie.
Mapele, dosarele și suporturile verticale de depozitare vor fi întotdeauna utile pentru documente. Marcate corespunzător și gândite pe categorii, ele sunt utile și în munca individuală și în munca în echipă.
Organizatoarele pentru gadget-uri și cabluri sunt și ele extrem de utile deoarece te feresc de haosul ce se creează atunci când sunt prea multe dispozitive la un loc. Iar în cazul în care folosești mai multe tipuri de instrumente de scris, separă-le și pe ele în diferite recipiente.
Dacă ești ca mine și ai o pasiune pentru papetărie, s-ar putea să te ia valul și să tot cumperi lucruri care mai mult te stimulează creativ și vizual decât să fie cu adevărat utile. Ajunsesem la un moment dat să am câteva pahare cu carioci, creioane și pixuri pe birou doar pentru că erau frumoase și uneori mai aveam ceva de subliniat. Când am văzut că se usucă stând, am ales să păstrez doar ceea ce îmi era cu adevărat util și să stabilesc un nou control al cantităților.
Nr. 4 Împarte spațiul în zone cu utilități precise
Recomandarea este în special pentru zonele folosite de mai multe persoane. Pentru a nu se încurca fluxul de lucru este esențial ca membrii echipei să știe în ce momente și în ce puncte ale proiectului au la dispoziție anumite resurse. Spre exemplu, dacă pregătim un eveniment, am putea avea o zonă pentru digital (content, creativ, marketing etc.), o zonă pentru producție (realizarea diverselor materiale), o zonă pentru execuție (pregătirea mapelor, promoționalelor, cadourilor etc.), o zonă logistică (implementarea la fața locului)…
Același lucru îl putem face și pe masa de acasă, când segmentăm activitățile în funcție de momentele din zi, de resurse, de deadline-uri. De pildă, acolo unde am laptopul nu am elemente de producție și invers.
Nr. 5 Organizează-te nu doar fizic, ci și digital
În era în care trăim a devenit aproape imposibil să nu lucrezi cu dispozitive digitale, iar pentru o mai mare productivitate ajută ca și acestea să fie puse în ordine nu doar în spații fizice, ci și în interiorul lor. Evaluează cu atenție ce aplicații sunt cu adevărat necesare și care sunt cele care doar ocupă memorie. Pune-le pe primul ecran pe cele utilizate cel mai frecvent.
Ordonează fotografiile în albume, iar periodic alocă-ți timp pentru a tria în galerie. Sunt multe poze irelevante ce nu fac altceva decât să ocupe spațiu și să reducă viteza de operare a procesorului. La fel, sortează și printre documente șterge draft-urile și demo-urile când ai ajuns la varianta finală.
Actualizează-ți constant soft-urile și aplicațiile pentru ca dispozitivul digital să funcționeze corespunzător. Grupează-le și în funcție de scopul lor (ex: softuri/aplicații de editare foto, programe de redactare etc.). Pe scurt, realizează un flux logic a ceea ce deții în device pentru a nu irosi timp la fiecare întrebuințare.
Sper că ceea ce ai citit ți-a fost util și vei distribui mai departe. Dacă ești activ(ă) pe rețelele de socializare, intră te rog și pe pagina de Facebook a blogului și bifează sub butonul ”Urmărește” opțiunea ”Vezi mai întâi”. În felul acesta primești notificări la fiecare nou articol. Tot pe Facebook găsești și vestitul grup cu idei de organizare în care te invit. Și dacă ți se pare interesant canalul de Youtube, ne bucurăm să te avem și acolo alături de noi.